Kanban es más que una palabra japonesa. Hace referencia a todo un método de administración de flujo de trabajo que permite la gestión de tareas de forma muy visual mediante su división en fases.
Si nos centramos en su nombre obtenemos algunas pistas: el término japonés Kanban se compone de la palabra “kan” que hace referencia a algo visual y de “ban” que representa a una tarjeta. De esta forma, utiliza las llamadas tarjetas Kanban para crear un flujo visual de tareas que se suelen dividir en:
- Tareas hechas
- Tareas en proceso
- Tareas pendientes
“Stop starting, start finishing” es uno de los lemas que define este método. Es decir, acaba primero una tarea para comenzar otra.
Esta innovadora metodología, es una de las más populares junto a la estructura Scrum dentro del Agile Project Management. Originalmente, se utiliza el llamado tablero Kanban para reflejar con estas tarjetas los procesos del flujo de trabajo.
De esta forma una misma tarjeta con una tarea asignada irá pasando por las diferentes fases: de tarea pendiente, a en proceso y, finalmente, a tarea hecha. Una vez realizada, podemos quitar la tarjeta del tablero e introducir una de las mismas características.
Esta forma de trabajar permite visualizar de forma clara y rápida el flujo de trabajo y evitar uno de los grandes problemas de las empresas en gestión del tiempo: comenzar demasiadas tareas y dejarlas inacabadas. Así, se evitan también los atascos de tareas en una fase concreta. Por ejemplo, si tenemos demasiadas tarjetas en tareas en proceso conviene finalizar algunas para poder comenzar algunas de las tareas pendientes.
Ventajas del método Kanban: ¿Por qué lo usan las empresas?
Además de su vinculación con el Agile Project Management, el método Kanban está relacionado con el famoso sistema de producción de Toyota basado en el Just-in-time, con el cual se pretende mejorar haciendo lo necesario “justo a tiempo”.
En la actualidad, esta metodología es una de las más utilizadas en las empresas, especialmente en las relacionados con la tecnología. Al tablero Kanban se han sumado plataformas y aplicaciones para gestionar estas tarjetas de tareas de forma compartida. Veamos sus ventajas:
- Organización y colaboración: Este método sirve tanto para la organización individual como para la colaboración. Cada trabajador puede tener su propio tablero con tareas propias, pero también puede existir uno destinado a un proyecto en concreto. Es muy interesante la aportación de programas informáticos a esta metodología, puesto que permiten poner en común las tarjetas con solo ciertos trabajadores, los implicados en el proyecto.
- Flexibilidad: Las tareas pendientes que antes entraron en el tiempo en el tablero no tienen por qué ser las primeras en salir. Esta forma de gestionar los proyectos es muy flexible y se puede decidir qué tarea irá primero.
- Flujo continuo: El principal objetivo es crear un flujo ininterrumpido, pero sacando adelante las tareas con calidad. Un flujo rápido y continuo se traduce en la creación de valor.
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