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Cómo determinar cada fase en la gestión de un proyecto

Una nueva iniciativa necesita planificación en cada una de las fases de la gestión del proyecto. La planificación es necesaria en los proyectos personales que emprendemos en nuestro día a día y lo es todavía más en el ámbito de la empresa. A esta tarea se le denomina gestión de proyectos y se basa en el planteamiento, la organización, la ejecución y el control de recursos para alcanzar los objetivos fijados.

En las organizaciones, los profesionales que se ocupan de la gestión de proyectos se conocen como los Project Manager o jefes de proyectos. Se ocupan de definir el proyecto, planificarlo, establecer los objetivos, supervisar las tareas, implementar cambios y, en última instancia, evaluarlo. Es decir, es el responsable de cada una de las fases de gestión de un proyecto, que se dividen generalmente en 5 estadios:

 

1            Definición del proyecto y análisis de viabilidad

¿Cuáles son los objetivos de este proyecto? Esta pregunta será el inicio de nuestro proyecto. Por supuesto, no irá sola. Tienen que ir acompañada de un análisis de viabilidad con el que determinemos si merece la pena embarcarse en el proyecto o no. Este estudio nos permitirá hacer una aproximación a si sería o no viable mediante variables como su rentabilidad, necesidades del mercado o requisitos legales. Es el momento también de nombrar a los miembros del equipo de este proyecto, que pueden ser de distintos departamentos.

 

2            Planificación

La siguiente fase es la planificación, en la que debemos calcular cuáles serían los recursos económicos, materiales, humanos y de tiempo. Para ello, hay que elaborar un plan del proyecto y hacer un cálculo aproximado de la gestión financiera y de recursos, tratando de detectar los posibles riesgos. Es decir, hacer un análisis parcial del alcance del proyecto, sus costes aproximados y un cronograma que nos ayude en la siguiente etapa: la ejecución.

 

3            Ejecución

Es el momento de poner en marcha lo planificado. En la ejecución hay que coordinar cada uno de los departamentos involucrados en el proyecto para que desarrollen sus tareas en el tiempo fijado y con los recursos que se habían establecido. Durante la ejecución hay que hacer un seguimiento del uso de los recursos, detectar las posibles desviaciones de la planificación y modificar y corregir tareas.

 

4            Seguimiento y control

Es en la fase de seguimiento y control que, de hecho, se desarrolla de forma paralela a la de ejecución. Este seguimiento se lleva a cabo a través de unos indicadores preestablecidos con los que se pueden ejecutar mediciones y cruzar luego los datos y compararlos. En esta fase se irán creando informes periódicos para que se vayan obteniendo resultados y se puedan hacer cambios a tiempo real.

 

5            Clausura y evaluación

La vida del proyecto empieza y también acaba: todo proyecto necesita de un cierre formal con el que se determina que concluyen las obligaciones. A los informes recabados mediante el seguimiento y control, se une un informe final, en el que se reúne un resumen de toda la información relevante del proceso. Una documentación que sirve como justificante de las tareas realizadas y de sus resultados y que sirve como información relevante para la empresa.

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